내 컴퓨터에서 맞춰 둔 문서가 다른 PC에서 열리면 줄이 넘어가거나 표가 다음 쪽으로 밀릴 수 있습니다. 상대 PC에 같은 글꼴이 있는지와 파일을 어떤 앱에서 열었는지 먼저 확인하세요. 편집이 필요한지, 원래 배치대로 읽기만 하면 되는지에 따라 전달 형식을 정할 수 있습니다.
페이지가 달라진 조건 찾기
같은 파일을 다른 컴퓨터의 데스크톱 워드와 브라우저에서 각각 열 수 있다면 어떤 환경에서 문제가 생기는지 확인합니다. 변경이 많은 위치의 본문과 표에서 사용한 글꼴 이름을 기록하세요. 문서 전체가 아니라 한글이나 특수문자만 달라지면 해당 문자가 다른 글꼴로 대체됐을 수 있습니다. 용지 크기나 프린터 설정도 배치에 영향을 줄 수 있으니 글꼴 하나만 원인이라고 가정하지 않습니다.
문서를 보낸 PC와 받은 PC에서 같은 페이지의 제목과 마지막 줄을 대조합니다. 용지 크기와 여백, Word 버전, 선택된 프린터도 확인하세요. 한 페이지만 다를 때는 페이지에 사용한 글꼴을 문장별로 보고, 전체 페이지가 밀린 경우에는 A4와 Letter 같은 용지 설정과 문단 간격이 일치하는지 살펴봅니다. 글꼴 이름이 같더라도 설치 버전이 다를 수 있습니다.
편집 가능한 파일에서 글꼴 포함 확인
데스크톱 워드의 저장 옵션에 글꼴 포함 항목이 제공되는지 확인합니다. 글꼴 제작자가 포함을 허용하지 않으면 문서에 넣지 못할 수 있습니다. 편집할 상대가 문서에 새 글자를 추가해야 한다면 사용된 문자만 포함하는 옵션이 어떤 영향을 주는지 봅니다. 저장 전 원본을 보관하고, 포함 후 파일 크기가 증가했는지와 상대 환경에서 같은 글꼴로 보이는지 확인하세요.
Word에서 파일에 글꼴을 포함하는 옵션은 제품과 환경에 따라 제공됩니다. 사용한 문자만 포함하는 옵션은 파일이 작아질 수 있지만 받는 사람이 다른 글자를 입력해 편집해야 할 때에는 제약이 생길 수 있습니다. 글꼴 제작자가 포함을 제한한 경우도 있으므로 설정을 켰다고 해서 모든 글꼴이 들어간다고 생각하기보다 새 사본을 실제로 열어봅니다.
공용 글꼴로 바꿔 시험하는 경우
팀에서 사용하는 공통 글꼴이 있다면 문서 사본에서 제목과 본문의 스타일을 바꾸어 봅니다. 글꼴 폭이 달라지면 줄바꿈과 표의 높이가 달라질 수 있으므로 표 머리글, 쪽 번호, 목차를 함께 확인합니다. 한글과 영문의 설정이 따로 있는 문서에서는 둘 다 같은 방식으로 바뀌었는지 봅니다. 회사에서 제공하는 글꼴의 설치 절차가 있다면 공식 경로를 이용합니다.
다른 글꼴로 바꿀 때 본문과 제목을 개별 선택해 수십 곳을 수정하기 전에 스타일을 확인합니다. 본문 스타일을 바꾸면 같은 스타일을 사용하는 문단도 함께 반영돼 수정 범위를 파악하기 좋습니다. 표 셀이나 머리글, 텍스트 상자처럼 별도 서식이 적용된 곳은 바뀌지 않을 수 있으니 대표 페이지에서 확인하고 문서 전체로 확대합니다.
배치를 그대로 읽어야 하는 자료
상대가 읽거나 인쇄만 하면 되는 경우에는 제출처가 PDF를 허용하는지 확인합니다. PDF를 만들어 첫 장, 표가 긴 장, 마지막 장을 다시 열어 원래 파일과 비교하세요. PDF 파일이 있다고 편집용 문서의 문제가 해결된 것은 아니므로 수정할 사람이 있으면 편집본도 필요한지 확인합니다. 양식에 적힌 글자와 도형이 잘리는지 출력 미리보기까지 봅니다.
읽기 전용 배포에는 Word에서 PDF로 내보낸 결과를 열어 글꼴과 줄 배치를 확인합니다. PDF에서 텍스트 검색이 되는지, 링크가 열리는지, 인쇄 시 용지가 맞는지도 점검하세요. 상대에게 편집도 요청한다면 배치 비교용 PDF와 편집용 DOCX에 같은 버전 이름을 붙여 어떤 문서를 참고할지 설명하면 혼동을 줄일 수 있습니다.
수신자 환경으로 최종 확인
예를 들어 워드에서 한 장이던 견적서가 동료 PC에서 두 장으로 보이면 동료가 어떤 앱으로 열었는지와 사용한 글꼴이 있는지를 먼저 봅니다. 공통 글꼴 버전이나 글꼴을 포함한 파일을 사본으로 시험하고, 같은 문서의 PDF도 배치 기준으로 확인합니다. 파일 이름에 편집용과 인쇄용을 표시하면 수신자가 다른 파일을 제출하는 일을 줄일 수 있습니다.
공유하기 전에 표 마지막 열이 다음 페이지로 넘어갔는지, 그림 캡션이 그림과 떨어졌는지, 제목이 페이지 맨 아래 홀로 남았는지 대표 구간을 찾습니다. 한글과 영문이 함께 쓰인 문서는 숫자와 영문만 다른 글꼴이 적용될 수 있으므로 여러 언어가 섞인 줄도 확인합니다. 사용 환경을 재현할 수 없다면 받는 사람에게 한 페이지의 결과를 먼저 대조해달라고 요청합니다.