구글 드라이브 링크를 보냈는데 상대방이 열 수 없거나, 반대로 필요한 사람보다 넓게 접근이 열린 경우가 있습니다. 링크를 아는 사람의 범위와 실제 부여한 권한을 나누어 확인하면 공유 문제를 줄일 수 있습니다. 특히 원본이 들어 있는 폴더를 공유할 때는 파일 하나를 보낼 때보다 영향을 받는 범위가 넓을 수 있습니다.
1. 공유할 파일과 현재 계정을 확인하세요
드라이브에서 공유할 파일을 선택하고 공유 설정을 엽니다. 파일 이름과 위치, 로그인한 Google 계정이 맞는지 먼저 확인하세요. 같은 이름의 개인용 사본과 회사용 원본이 동시에 있으면 다른 파일의 링크를 보낼 수 있습니다. 파일이 상위 공유 폴더 안에 있다면 해당 폴더에서 이어받은 접근 권한도 살펴봅니다.
공유 화면에는 사람별 권한과 일반 액세스가 별도로 표시될 수 있습니다. 링크를 복사할 수 있다는 사실만으로 접근이 공개된 것은 아닙니다. 이미 권한이 있는 사람은 일반 액세스를 제한된 상태로 유지해도 열 수 있습니다. 현재 권한을 바꾸기 전에는 누가 어떤 이유로 접근해야 하는지 간단히 정리해 보세요.
2. 제한됨과 링크를 아는 사용자의 차이를 보세요
일반 액세스가 제한된 파일은 부여된 권한이 있는 계정으로 열어야 합니다. 정해진 몇 명에게만 자료를 보낼 때는 상대의 정확한 이메일 주소를 확인하고 직접 추가하는 방식이 적합할 수 있습니다. 상대가 요청을 보냈다면 이름만 보지 말고 주소가 맞는지 확인하세요. 회사 계정과 개인 계정이 바뀐 경우 접근 요청이 계속 나타날 수 있습니다.
링크를 아는 사용자를 허용하는 설정은 링크가 전달될 때 접근 범위가 넓어질 수 있습니다. 정해진 대상 안에서만 공유해야 하는 자료라면 해당 설정이 적절한지 다시 확인하세요. 조직에서 외부 공유를 제한할 수 있으므로 개인 계정과 화면이 달라도 임의로 다른 저장소에 옮기기보다 조직의 공유 방식을 확인합니다.
3. 보기·댓글·편집 중 필요한 역할을 고르세요
자료를 읽기만 하면 되는 사람, 의견을 남겨야 하는 사람과 내용을 함께 고쳐야 하는 사람을 구분합니다. Google 드라이브의 파일 유형과 조직 정책에 따라 제공되는 역할이 다를 수 있습니다. 예를 들어 안내문을 전달할 때와 공동으로 문서를 작성할 때는 편집 권한의 필요성이 다릅니다. 편집이 필요 없다면 해당 기능에 맞는 권한을 선택해 보세요.
폴더를 공유할 때는 그 안에 포함된 파일과 하위 폴더도 확인합니다. 접근 범위를 파일마다 다르게 해야 한다면 목적에 맞는 별도 폴더나 사본을 준비하는 방법도 검토하세요. 나중에 권한을 줄여도 이미 내려받은 사본은 상대 기기에 남을 수 있습니다. 공유 전에는 전달할 자료 자체와 링크의 범위를 함께 확인하는 편이 좋습니다.
4. 전송 뒤에는 받는 사람이 쓰는 계정으로 확인하세요
권한을 설정한 뒤 링크를 전달하고 상대가 지정한 계정으로 열 수 있는지 확인합니다. 자신의 계정에서 정상으로 열린다는 사실만으로 상대방도 접근 가능하다고 판단하지 마세요. 권한이 없는 상태를 비교할 때는 로그아웃된 창에서 확인하는 방법도 있지만, 조직 제한이나 개인 초대의 결과는 실제 대상 계정으로 보는 편이 정확합니다.
작업이 끝나면 더 이상 필요 없는 사람과 일반 액세스 상태를 검토합니다. 폴더에서 이어받은 권한이 남는지도 확인하세요. 공유 범위를 정리할 때 원본 문서와 링크가 비슷한 사본을 혼동하지 않도록 파일 위치를 다시 살펴봅니다. 공유를 시작할 때와 종료할 때 같은 화면에서 대상, 역할, 일반 액세스 세 가지를 확인하는 습관을 들여 보세요.
5. 업무가 끝난 폴더에서 권한을 정리한다면
프로젝트 중에 추가한 사람과 상위 팀 폴더의 구성원을 따로 살펴봅니다. 파일 한 곳의 일반 액세스를 제한으로 돌려도 팀 폴더에서 이어받은 권한은 남을 수 있습니다. 반대로 상위 폴더를 바꾸면 여러 자료에 영향을 줄 수 있으니 변경 범위를 먼저 확인하세요. 받는 사람에게 필요한 자료가 따로 있다면 원본 전체의 범위를 넓히기 전에 전달용 사본을 검토합니다.