진행 상태를 완료, 진행중, 보류처럼 정해 둬도 사람이 직접 입력하면 띄어쓰기나 오타가 섞일 수 있습니다. 엑셀의 데이터 유효성 검사로 목록을 만들면 셀에서 항목을 선택하도록 안내할 수 있습니다. 원본 목록을 따로 두고, 허용하지 않은 값이 들어왔을 때 어떤 메시지를 보일지도 함께 설정해 보세요.
기준 항목을 한 열에 정리하기
새 시트나 표 옆의 빈 열에 사용할 항목을 한 줄에 하나씩 씁니다. 예를 들어 완료, 진행중, 보류를 세 셀에 적고 같은 뜻의 값이 중복되지 않는지 확인하세요. 목록의 기준 표기를 먼저 정하면 문서를 여러 사람이 수정해도 필터에서 같은 상태를 한 번에 찾기 쉽습니다.
기준 목록 가운데 빈 셀이 있으면 선택지에 빈 항목이 나타날 수 있습니다. 입력 셀을 비워 둘 수 있게 할 것인지와 원본 목록에 빈 항목을 넣을 것인지는 따로 생각하세요. 목록을 다른 시트에 둘 때는 해당 엑셀 버전에서 범위를 지정할 수 있는 방법이나 정의된 이름을 쓰는 방법을 공식 안내에서 확인할 수 있습니다.
적용할 셀에서 목록 형식 선택하기
상태를 입력할 셀 범위를 선택한 뒤 데이터 → 데이터 유효성 검사를 엽니다. 허용에서 목록을 고르고 원본에 준비한 셀 범위를 지정합니다. 셀 안에 드롭다운을 표시하는 옵션이 켜져 있는지 확인하고 적용하세요. 입력 범위는 제목 행을 빼고 실제 자료가 들어가는 셀만 고르는 편이 깔끔합니다.
항목이 적으면 원본에 값을 직접 넣는 방식도 사용할 수 있지만, 나중에 변경하거나 다른 셀에서 재사용하려면 기준 범위를 따로 두는 편이 관리하기 쉽습니다. 이름이 비슷한 목록을 여러 곳에 만들었다면 어떤 것이 현재 입력 셀의 원본인지 기록해 두세요.
입력 안내와 오류 메시지 시험하기
데이터 유효성 검사의 입력 메시지에서 이 셀에 무엇을 선택해야 하는지 짧게 적을 수 있습니다. 오류 메시지는 목록 외 값을 어떻게 처리할지에 영향을 줍니다. 잘못된 입력을 막아야 하는 열이라면 중지 유형을 검토하고, 허용 범위가 넓은 임시 표라면 경고 방식이 적절한지 비교하세요.
목록에 있는 값을 하나 선택하고 일부러 오타를 입력해 어떤 안내가 뜨는지 확인합니다. 붙여넣기나 다른 작업으로 유효성 검사가 의도대로 유지되지 않는 경우가 있을 수 있으므로, 목록을 만들었다는 사실만으로 기존 데이터가 모두 정리됐다고 볼 수는 없습니다. 이미 들어 있던 값도 필터와 정렬로 점검하세요.
목록을 추가했을 때 범위가 늘어나는지 보기
기준 목록 마지막에 검토중을 추가했는데 선택지에 안 나오면, 원본 범위가 기존 세 셀로 고정돼 있는지 확인하세요. 표를 이용한 원본 구성이나 정의된 이름을 사용할 때는 그 방법이 현재 환경에서 어떻게 갱신되는지 시험합니다. 복잡한 수식을 넣기 전에 목록 범위만 수정해도 해결될 수 있습니다.
예를 들어 팀별 업무표를 만들었다면 입력 셀 두세 개에서 정상 선택과 잘못된 입력을 시험하고, 새 행을 추가해도 드롭다운이 유지되는지 봅니다. 파일을 공유한 뒤에는 기준 목록을 누가 수정할지 정해 두면 서로 다른 상태값이 다시 늘어나는 일을 줄일 수 있습니다.
상태 목록을 다른 달 표에도 쓸 때
월별 시트를 복제한 뒤 새 시트의 입력 셀을 눌러 어느 목록을 참조하는지 봅니다. 기준 항목을 공용 시트 한곳에 두었다면 그 값을 바꾸면 이미 만든 여러 시트의 선택지도 달라질 수 있습니다. 이전 달은 당시 상태 표현을 보존해야 하는지 먼저 판단하세요. 같은 이름의 열을 복사해 넣을 때에는 값만 붙여넣는 작업과 유효성 규칙까지 복사하는 작업을 구분합니다. 새 행 한 줄로 시험해 어떤 셀에서 화살표가 나타나는지 확인하고, 기준 목록을 건드릴 수 있는 사람을 정해 두면 오타를 줄이는 목적을 계속 유지할 수 있습니다.