워드 문서를 열었을 때 본문만 보이더라도 작성자 이름이나 편집 과정의 메모가 파일에 남아 있을 수 있습니다. 외부에 전달할 사본을 만들어 Windows 데스크톱 Word의 문서 검사와 검토 메뉴를 차례로 확인하세요.
외부에 보낼 파일을 복사하기
파일에서 다른 이름으로 저장을 선택하고 제출용 폴더에 사본을 만듭니다. 파일명 끝에 제출용이나 날짜를 붙이면 작업 중인 원본과 구별하기 쉽습니다. 공유 링크를 만들 예정이라면 어느 폴더의 사본에 권한을 부여하는지도 먼저 확인하세요.
예를 들어 팀에서 공동 편집하는 원본에 검토 의견을 남겨둘 필요가 있다면 같은 문서를 정리하기보다 사본에서만 제거합니다. 동기화 폴더에서 작업할 때는 제목 표시줄과 파일 경로를 함께 확인하면 원본에 수정 내용을 저장하는 일을 피할 수 있습니다.
사본을 만들어 파일을 닫았다가 다시 열면 제목과 저장 위치를 확인할 수 있습니다. 메일 첨부 이력이나 문서 공유 주소를 원본과 구분하려면 폴더도 별도로 두는 편이 편합니다.
변경 내용 추적과 댓글 정리하기
검토 탭에서 변경 표시를 다시 표시하고 각 변경을 수락하거나 거부합니다. 화면에서 변경 표시를 숨기는 보기 옵션만 바꾸면 기록이 파일에 남을 수 있습니다. 현재 화면에 최종 문장이 보이는 상태에서도 변경 기록 목록을 확인하세요.
예전 금액과 바뀐 금액이 함께 남아 있는 계약서라면 전체 수락 전에 변경을 읽고 최종 문장을 결정해야 합니다. 댓글을 삭제할 때도 보낼 사람에게 필요한 안내까지 같이 없어지는지 확인합니다. 최종 본문을 먼저 확정한 뒤 숨은 정보를 검사하면 편합니다.
문서에 글을 보탠 사람이 여러 명이면 최종 편집을 승인할 담당자에게 먼저 확인합니다. 표 안의 변경이나 글자 서식에 관한 수정도 본문 줄 사이에서 함께 검토할 수 있습니다.
문서 검사에서 항목별 결과 보기
파일 → 정보 → 문제 확인 → 문서 검사를 엽니다. 검사할 항목을 선택하고 실행합니다. 작성자나 문서 속성, 댓글과 수정 기록, 숨겨진 텍스트처럼 결과에 나타난 항목을 읽고 삭제할 항목에만 모두 제거를 누릅니다.
머리글, 바닥글, 워터마크가 발견되면 회사 로고나 문서 분류 표시처럼 제출본에 필요한 정보도 포함됐는지 봅니다. 문서 검사는 실제 본문에 적은 이름이나 이미지 안의 글자를 전부 판독해 가려주지 않으므로 눈으로 확인하는 절차도 필요합니다.
검사 화면에 제거 대상이 여러 개 나오면 한 항목씩 처리하고 필요하면 원본과 비교합니다. 삭제하기 전 고객에게 설명해야 할 참고 문구가 메모에만 있지는 않은지도 봅니다.
본문과 삽입 개체 직접 점검하기
찾기에서 이름, 전화번호 끝자리, 부서명 등 노출되면 곤란한 단어를 검색합니다. 이미지나 화면 캡처는 확대해 계정명과 탭 제목, 파일 경로가 보이는지 확인합니다. 다른 문서나 표가 개체로 삽입됐다면 열어서 별도 데이터가 들어 있는지도 살펴보세요.
PDF로 제출하는 경우에는 변환 전 워드 사본을 정리하고 PDF를 다시 열어 페이지와 속성을 확인합니다. 워드와 PDF 두 가지를 모두 보내야 한다면 각각 파일명을 구분하고 메일에 붙인 파일이 사본인지 마지막으로 대조합니다.
스캔한 PDF나 캡처 안의 글자는 일반 텍스트 검색에 잡히지 않을 수 있습니다. 그림 크기가 작아도 확대해서 창 제목과 주소 표시줄, 배경에 열린 문서를 확인합니다.
저장하고 다시 검사하기
사본을 저장한 뒤 닫았다가 다시 열어 문서 검사를 재실행합니다. 페이지 수, 표, 머리글, 링크처럼 독자가 사용하는 요소도 확인합니다. 파일 공유 링크를 쓴다면 링크가 가리키는 문서 이름과 읽기 권한을 점검하세요.
Windows 데스크톱 Word에서 검사 경로를 찾기 쉽습니다. Mac이나 웹에서는 동일한 도구가 제공되지 않을 수 있으므로 조직에서 지정한 제출 절차나 Windows Word를 확인합니다. 공동 편집 폴더에서 만든 사본이라면 최종 메일 첨부 파일과 해당 폴더의 원본을 헷갈리지 않도록 합니다.
외부 회의 자료에 ‘내부 단가 검토’ 메모가 남아 있었다면 원본에서 해당 메모를 보관하고 전달용 사본만 정리합니다. 최종 PDF에 주석이 보이지 않는 것도 따로 확인하고, 메일 첨부를 열어 정리한 사본인지 대조합니다. 검사 결과와 최종 페이지 모양은 서로 다른 확인 항목으로 다룹니다.
예를 들어 납품 보고서 DOCX와 참고 PDF를 함께 보낼 때는 두 파일을 모두 열어 제목과 내용이 맞는지 확인합니다. 최종 파일 목록에는 내부 검토용 사본이 남지 않도록 합니다.
참고 자료 Microsoft 문서 검사 안내