신청자 목록을 정리할 때 같은 사람이 두 번 들어왔는지 확인하려면 먼저 중복으로 보이는 셀에 색을 넣어 비교해 보세요. 엑셀 조건부 서식은 행을 삭제하지 않고 반복되는 값을 표시할 수 있습니다. 이름이 같아도 사람이 다를 수 있으므로, 무엇을 기준으로 같은 행을 판별할지 정한 뒤 결과를 읽는 것이 중요합니다.
반복 여부를 확인할 열 먼저 정하기
예를 들어 동일한 신청번호가 들어왔는지 확인한다면 신청번호 열만 선택합니다. 이름 열은 동명이인이 있을 수 있고, 연락처 하나를 가족이 함께 쓸 수도 있습니다. 어느 값이 행을 구별하는지 먼저 정하면 중복 서식을 보고 잘못된 행을 지우는 일을 줄일 수 있습니다.
표의 제목과 비어 있는 행은 선택 범위에서 빼고, 실제 자료의 시작과 끝을 확인합니다. 중간에 공백이나 다른 형식이 섞여 있다면 원본을 복사해 비교하세요. 앞자리 0이 필요한 식별번호는 원래 형식으로 보존해야 합니다. 색을 표시하는 작업부터 원본의 값과 정렬 상태를 건드리지 않는 편이 검토하기 쉽습니다.
현재 필터로 일부 행이 숨겨져 있다면 숨은 자료도 검토 대상인지 먼저 정합니다. 파일을 공유할 때는 어떤 열을 기준으로 칠했는지 표시해 두면 검토자가 색의 의미를 오해하지 않습니다.
홈 탭에서 중복 값 규칙 적용하기
홈 → 조건부 서식 → 셀 강조 규칙 → 중복 값을 선택하고 원하는 표시 스타일을 고릅니다. 항목 이름은 엑셀 언어와 버전에 따라 다르게 보일 수 있습니다. 같은 값이 두 번 이상 있는 셀이 색칠되는지 보고, 첫 행만 남고 나머지가 표시되는 방식이라고 생각하지 않습니다.
서식을 적용한 후 몇 개의 색칠된 값을 직접 비교해 보세요. 시트에 기존 조건부 서식이 있다면 새 규칙이 어느 범위에 붙었는지 규칙 관리에서 확인합니다. 선택한 영역을 잘못 지정했다면 규칙의 적용 범위를 수정하고 필요 없는 규칙만 정리할 수 있습니다.
이름이 같아도 다른 행일 수 있는 이유
이름, 연락처, 날짜 등 여러 열을 한꺼번에 선택해 중복 값 규칙을 적용하면, 선택한 범위의 개별 셀 값이 반복되는지 보는 결과가 나올 수 있습니다. 행 전체나 이름과 날짜 조합을 비교해야 한다면 조합을 따로 확인하거나 필요한 열을 기준으로 비교하는 방법을 써야 합니다.
색이 안 나오는 값도 겉보기에는 같을 수 있습니다. 한쪽에 공백이 붙었거나 전각 문자와 일반 문자가 섞인 경우를 살펴보세요. 값을 정리할 때는 원래 입력을 별도로 남겨 두고 공백 제거 같은 조작이 실제 식별 규칙에 맞는지 확인합니다. 표시 결과가 잘못됐다고 판단하기 전에 두 셀의 원본 값을 봅니다.
실제 삭제 전에 한 줄씩 판별하기
같은 신청번호가 두 번 나왔다면 접수 시각과 제출 내용도 대조합니다. 한 행이 수정 접수라면 무조건 처음 것만 남겨서는 최신 신청 내용이 없어질 수 있습니다. 남길 기준을 정하고 필요한 경우 후보 행을 다른 시트에 모은 뒤 원본을 확인합니다.
예를 들어 검토해야 할 값만 표시하는 일이 목적이라면 색과 확인 결과를 남기는 것으로 충분합니다. 실제로 중복 제거를 실행해야 한다면 사본에서 대상 열과 남는 행의 수를 먼저 시험하세요. 조건부 서식은 중복 후보를 검토할 위치를 찾는 데 특히 유용합니다.
두 열을 조합해 중복으로 판단해야 한다면
예를 들어 한 사람이 서로 다른 날 신청할 수 있다면 이름만 같은 행을 중복 처리하면 안 됩니다. 날짜별 신청번호가 따로 있다면 번호 열을 우선 확인하고, 조합이 기준인 경우에는 신청자와 날짜를 함께 대조할 수 있는 검토용 열을 사본에 만듭니다. 두 값의 경계가 혼동되지 않게 구분해 두고, 각 값이 비어 있는 행도 따로 살펴봅니다. 중복 후보가 적다면 색으로 표시한 셀 옆의 날짜와 시간을 눈으로 읽는 방법도 충분합니다. 같은 번호에 변경 접수가 여러 건 있으면 어떤 시각의 신청을 유지할지도 먼저 정하세요.