다른 프로그램에서 가져온 목록이 엑셀 한 열에 모여 있어 필터를 걸기 어려울 때가 있습니다. 이름과 코드 사이에 쉼표나 탭처럼 일정한 구분 기호가 들어 있다면 텍스트 나누기를 쓸 수 있습니다. 결과가 오른쪽 셀을 덮을 수 있고, 00123 같은 코드의 앞자리 0이 사라질 수 있으므로 처음에는 복사한 범위에서 시험하세요.
일정한 구분 기호가 있는지 확인하기
먼저 원본 한 줄을 자세히 봅니다. 예를 들어 부서,이름,00123처럼 쉼표가 두 번 나온다면 결과는 보통 세 열입니다. 탭으로 나뉜 자료는 화면에 공백처럼 보일 수 있어 붙여넣은 원본이나 미리보기로 구분을 확인하세요. 성과 이름 사이에 공백이 있는 자료를 무조건 공백으로 나누면 원치 않는 열이 생길 수 있습니다.
구분 기호가 항목 내용에도 들어 있는지 확인하세요. 주소 안의 쉼표나 따옴표 안의 쉼표가 대표적입니다. 큰따옴표로 항목을 감싼 데이터라면 마법사의 텍스트 한정 기호 설정과 미리보기로 결과를 비교합니다. 일정한 구분 기호가 없고 글자 수로 자를 수 있는 자료는 고정 너비 방식이 맞는지 검토할 수 있습니다.
데이터 탭에서 마법사를 열고 결과 위치 지정하기
분리할 한 열을 선택하고 데이터 → 텍스트 나누기를 엽니다. 구분 기호로 분리하는 방식을 고른 뒤 쉼표나 탭처럼 실제 자료에 쓰인 기호를 선택하세요. 미리보기에서 열 개수와 구분 위치가 예상과 맞는지 봅니다. 결과가 들어갈 위치를 지정하는 화면에서는 빈 영역을 선택해 옆에 있던 값을 덮지 않도록 합니다.
마지막 단계에서 식별번호 열을 선택하고 열 데이터 형식을 텍스트로 지정하면 앞에 붙은 0을 유지할 수 있습니다. 날짜처럼 보이지만 그대로 보관해야 하는 코드도 같은 방식으로 다뤄 보세요. 이미 원본이 숫자로 변환돼 앞자리 0을 잃었다면 텍스트 형식으로 바꾸는 것만으로 사라진 숫자를 알 수 없습니다. 그때는 원래 데이터나 코드 규칙을 확인합니다.
빈 칸과 기호가 섞인 행을 따로 확인하기
가운데 값이 비어 쉼표가 연달아 나오는 행이 있는지 확인합니다. 연속된 구분 기호를 하나처럼 처리하는 설정에 따라 빈 열이 유지될 수도 있고 뒤쪽 값의 위치가 달라질 수도 있습니다. 열 이름과 값이 어긋나지 않았는지 비어 있는 행, 따옴표가 있는 행, 가장 긴 행을 따로 살펴보세요.
원본과 결과의 행 개수가 맞는지 보고, 데이터 표의 열을 필터로 바꿀 계획이라면 머리글을 붙입니다. 원래 파일을 계속 받아 새 데이터에 적용해야 한다면 같은 기호를 쓰는지 매번 확인하세요. 한 번 분리한 셀은 원본이 바뀌어도 자동 갱신되지 않으므로, 자동으로 결과가 따라와야 하는 작업은 지원 버전의 TEXTSPLIT이나 정해진 가져오기 절차를 검토할 수 있습니다.
세 줄을 먼저 시험한 다음 전체로 넓히기
예를 들어 주소록에서 팀,이름,사번을 분리할 때는 일반 행 하나와 사번 앞에 0이 있는 행 하나, 이름이 비어 있는 행 하나를 복사해 시험합니다. 세 경우 모두 같은 순서로 나뉘면 나머지를 같은 설정으로 처리하세요. 사번으로 다른 표와 대조한다면 두 표 모두 코드의 자료 형식이 같은지도 확인합니다.
작업을 마친 뒤 원본 열을 바로 지우기 전에 결과를 별도 시트에 보관하고 몇 줄을 대조합니다. 전달받은 파일에 따라 구분 기호와 열 위치가 달라질 수 있기 때문에 원본을 남겨 두면 규칙이 달랐던 행을 나중에 확인하기 좋습니다. 통계에 필요한 숫자 열과 식별용 텍스트 열을 구분해 두면 이후 정렬과 필터도 편해집니다.
쉼표가 있는 주소와 빈 사번을 같이 처리하는 경우
예를 들어 이름,주소,사번 순서에서 주소를 큰따옴표로 감싸 놓았다면 따옴표 안의 쉼표가 열을 하나 더 만들지 않는지 확인합니다. 마지막 사번이 비어 있는 행도 미리보기에 넣고, 결과 열에서 빈 값 위치가 예상과 같은지 보세요. 이미 각 행이 CSV 파일로 제공된다면 텍스트를 붙여넣기 전에 가져오기 화면에서 구분 기호와 열 형식을 정하는 방법도 있습니다. 어느 방식이든 앞자리 0이 있는 시험 행을 포함합니다.