문서 링크를 이메일로 보내도 누구에게 어떤 권한을 줬는지는 링크 설정에 따라 달라집니다. 이름을 지정한 공유와 링크를 가진 사람이 사용할 수 있는 공유의 범위를 살펴보고, 만료 날짜 옵션이 있다면 업무에 필요한 기간만 열어 둘 수 있습니다. 링크를 복사하기 전에 대상, 편집 권한, 사용 기간을 확인하세요.
파일을 고르고 링크 설정 펼치기
OneDrive 웹에서 보낼 파일을 선택한 뒤 공유와 링크 설정을 엽니다. 같은 이름의 문서가 여러 폴더에 있다면 경로와 수정 시각을 확인하세요. 폴더 전체를 공유하는 경우 안에 있는 다른 파일도 열람될 수 있으므로 상대에게 필요한 범위를 먼저 확인합니다. 개인용과 회사용 계정의 메뉴와 정책은 다를 수 있습니다.
같은 프로젝트에 새 버전 파일을 매주 올린다면 이번에 공유할 문서가 검토본인지 최종본인지 확인합니다. 새 파일의 경로와 날짜를 기록하고, 상대에게 필요 없는 보관 폴더나 계약 관련 자료까지 같은 링크로 보낼 필요가 있는지 봅니다. 사내 자료는 조직의 외부 공유 정책을 먼저 확인합니다.
링크를 사용할 수 있는 사람 지정하기
직접 고른 사람만 접근해야 한다면 해당 옵션이 표시되는지 봅니다. 조직 사용자나 링크를 가진 사람을 대상으로 하는 옵션은 링크가 다시 전달됐을 때의 접근 범위가 다를 수 있습니다. 편집이 필요하지 않으면 보기를 선택하고, 다운로드 관련 제한은 화면에서 제공되는 경우 현재 동작을 읽습니다. 수신자의 계정 주소가 맞는지도 확인합니다.
수신자가 개인 계정과 업무 계정을 모두 갖고 있다면, 초대한 주소와 실제 로그인 주소가 같은지 확인합니다. 특정 사용자에게 공유했는데 링크가 열리지 않는 경우에는 곧바로 공개 범위를 넓히기 전에 수신 계정과 권한 오류 문구를 봅니다. 다른 조직의 정책에 따라 로그인과 추가 확인 절차가 다르게 보일 수 있습니다.
만료 설정이 보이면 사용할 날짜 정하기
만료 날짜는 계정 종류, 요금제, 조직 정책과 링크 유형에 따라 제공되지 않을 수 있습니다. 보이는 경우 자료를 받을 실제 일정을 고려해 날짜를 정하고, 나중에 만료를 확인할 수 있도록 공유 목적을 기록합니다. 만료일을 지정했다고 상대가 이미 내려받은 사본까지 지워지는 것은 아니므로 공개 범위를 먼저 정하는 것이 중요합니다.
날짜 설정이 있다면 상대가 사용할 마지막 날뿐 아니라 시간대와 업무 마감도 고려합니다. 표시된 만료 상태는 링크 자체에 해당하므로, 별도로 준 직접 권한이 계속 있는지도 확인하세요. 같은 문서에 예전 공유 링크가 여러 개 존재할 수 있으니 새 링크 하나만 보고 접근 범위를 판단하기는 어렵습니다.
공유 후 액세스 관리에서 현재 상태 확인하기
파일의 액세스 관리에서 누가 어떤 방식으로 접근하는지 확인합니다. 새 링크를 만들었다고 같은 파일의 예전 링크가 자동으로 사라지는 것은 아닐 수 있습니다. 업무가 끝났으면 필요 없는 링크와 직접 권한을 확인하고, 다른 프로젝트에서 여전히 사용하는 권한이 있는지 살펴본 뒤 정리하세요. 상대가 받을 화면을 검토할 때에는 실제로 공유한 권한과 일치하는지 확인합니다.
공유가 끝난 후 권한을 정리할 때는 프로젝트에서 실제로 파일을 쓰는 사람이 있는지 확인합니다. 폴더를 통해 받은 권한이 파일에 남아 보일 수도 있습니다. 파일 하나의 링크를 지운 뒤에도 필요한 사람이 작업을 계속할 수 있는지 확인하고, 특정 링크에 의존하던 회의 안내나 문서의 링크가 있는지도 봅니다.
회의 자료를 며칠만 공유하는 예
예를 들어 외부 협력사 한 사람에게 회의용 파일만 보낸다면 파일 전체 경로와 수신 주소를 대조하고, 수정이 필요하지 않으면 보기로 공유합니다. 만료 기능이 없으면 업무 종료 시점에 액세스 관리를 열어 더 이상 필요 없는 공유를 정리할 수 있습니다. 링크를 새로 만들어 다시 보낼 때는 이전에 전달한 링크의 접근 범위도 확인하세요. 회의 안건이 바뀌어 새 파일이 생겼다면 먼저 수신자가 실제로 봐야 하는 최신 파일인지 확인합니다.
보안 검토가 필요한 자료라면 공유 설정 화면에 표시된 범위와 실제 받을 사람이 사용하는 계정을 확인합니다. 시험용 문서로 먼저 방식이 동작하는지 본 뒤 실제 자료에 적용할 수 있습니다. 회의가 끝나면 필요한 사람에게 최종 결과만 따로 전달하고, 이전 문서의 링크를 계속 유지해야 하는지 확인합니다.