지금 작성한 메일을 다음 날 업무 시간에 보내고 싶다면 Gmail에서 보내기 예약을 사용할 수 있습니다. 예약을 마친 뒤 예약됨 폴더에서 시간과 첨부를 확인하세요. 내용을 바꿔야 할 때는 예약 발송을 취소해 초안으로 돌아간 뒤 수정하고 다시 예약합니다.
작성 단계에서 받는 사람과 자료 확인하기
Gmail에서 새 메일을 작성하고 받는 사람, 참조, 첨부 파일을 대조합니다. 회사 계정을 여러 개 열었다면 발신 주소가 적절한지 확인하세요. 예약 후 내용을 다시 볼 수 있지만 예약 시간이 다가오면 검토할 여유가 없을 수 있습니다. 필요한 경우 먼저 초안으로 두고 확인을 끝낸 뒤 예약합니다.
보내기 예약 전에 본문에서 언급한 파일이 실제로 첨부됐는지, 수신 주소가 자동 완성으로 잘못 선택되지 않았는지 확인합니다. 이름이 비슷한 동료가 있다면 주소 전체를 읽으세요. 예약된 시각이 가까우면 수정할 시간이 짧을 수 있으므로 검토가 끝난 뒤 예약합니다.
보내기 옆 메뉴에서 날짜와 시간 지정하기
컴퓨터에서 보내기 옆 화살표를 눌러 보내기 예약을 엽니다. 표시된 후보 시각을 선택하거나 날짜와 시간을 직접 지정합니다. Google 안내에 따르면 예약 시점의 시간대를 기준으로 보낼 수 있으므로 해외 출장 중이거나 수신자와 시간대가 다르면 달력에서 실제 발송 시간을 대조하세요.
정한 시각을 읽을 때는 발송 지역의 시간대와 받는 사람의 업무 시간대를 따로 적습니다. 달력에서 날짜가 넘어가는지를 확인하고 휴일이 포함되는지도 봅니다. 발송 시간과 메일에서 알려 주는 회의 시간이 서로 다를 수 있으므로 본문에 기준 시간을 명시하세요.
예약됨에서 다시 열어 발송 상태 확인하기
왼쪽 메뉴의 예약됨에서 메일 제목과 예정 시간을 확인합니다. 메일이 이미 보냈는지 예약된 상태인지는 각각 보낸편지함과 예약됨에서 확인할 수 있습니다. 조직이 허용하는 첨부인지, 링크를 받은 사람이 열 수 있는지도 미리 봅니다. 파일을 공유하는 설정과 메일을 보내는 설정은 별도입니다.
받는 사람이 링크를 열려면 초대나 별도 권한이 필요한 경우가 있습니다. 예약됨 폴더에서는 발송 예정 상태를 확인하고, 공유 문서 설정에서 수신자의 접근 여부를 따로 봅니다. 첨부 파일을 나중에 수정할 계획이 있으면 해당 메일이 옛 파일을 첨부한 상태로 남지 않도록 확인합니다.
수정이 필요하면 취소하고 다시 예약하기
예약 메일을 열고 보내기 취소를 선택하면 수정할 수 있는 초안으로 돌아갈 수 있습니다. 본문과 파일을 바꾼 뒤 원하는 시각으로 다시 예약합니다. 취소만 하면 초안으로 남을 수 있으므로, 다시 예약했다면 예약됨에서 최종 상태를 확인하세요. 이미 발송된 뒤라면 예약을 취소하는 화면에서 다시 회수할 수 없습니다.
예약을 취소하고 수정한 뒤 보내기 버튼을 바로 누르면 즉시 발송될 수 있으므로, 다시 예약하려는 경우 메뉴를 정확히 선택합니다. 같은 제목의 메일이 여러 건이면 수신자와 예약 시각을 비교합니다. 초안으로 남은 항목이 있으면 보낸편지함과 예약됨을 함께 확인하세요.
서로 다른 시간대의 회의 안내를 보내는 예
수신자가 다른 지역에 있다면 상대의 업무 시간과 발송 기준 시간을 달력으로 비교합니다. 회의 날짜 자체도 메일 본문에 지역이나 기준 시간대를 함께 적어 오해를 줄입니다. 메일 첨부를 공유 문서 링크로 바꿨다면 먼저 상대가 접근할 수 있는지 확인하고, 기존 버전 링크가 남아 있지 않은지도 봅니다. 예상 시각보다 몇 분 차이가 날 수 있으므로 마감 직전 전달에만 의존하지 않는 편이 좋습니다.
보내기로 정한 날에 담당자가 쉬는지 또는 기관의 마감이 앞당겨졌는지 확인합니다. 예약만 한 상태에서는 필요한 파일을 수정할 수 있지만, 메일이 이미 발송되었다면 제출 방식에 따라 정정 안내를 해야 할 수 있습니다. 예약을 다시 잡으면 새 시간에 놓인 한 건만 남았는지 확인하세요. 같은 수신자에게 비슷한 메일을 여러 개 보내는 업무에서는 초안과 예약된 메일을 제목과 날짜로 구분하면 중복 발송을 줄일 수 있습니다.
예약된 시각이 지나면 보낸편지함에서 발송 내역을 확인합니다. 상대의 받은편지함에 도착하거나 실제로 읽은 시각은 발송 상태와 다를 수 있습니다. 마감이 필요한 메일은 기관이나 상대의 접수 방식과 발송 확인을 함께 확인하고, 예약만으로 접수가 끝났다고 생각하지 않습니다.
참고 자료 Google Gmail 보내기 예약