공용 시트에서 내 담당 건만 확인하고 싶을 때 필터 보기를 사용하면 다른 편집자가 보고 있는 순서를 바꾸지 않고 조건을 적용할 수 있습니다. 담당자별 보기와 마감일별 보기를 저장해두면 매번 조건을 다시 고를 필요도 줄어듭니다.
일반 필터와 필터 보기 확인하기
일반 필터는 시트를 여는 다른 사용자에게도 영향을 줄 수 있습니다. 개인 점검이 목적이라면 데이터 메뉴에서 필터 보기 또는 보기 만들기 항목을 확인하세요. 브라우저의 PC 화면에서 진행하면 적용 범위와 이름을 한꺼번에 보기 쉽습니다.
두 사람이 동시에 보는 파일에서 일반 필터를 켰더니 팀원의 화면에서 행이 사라졌다면 먼저 필터 종류를 확인합니다. 필터 보기에서 내가 선택한 상태만 보이게 하고, 데이터 편집은 필요한 셀에서만 합니다. 색이 바뀐 상단 막대와 보기 이름이 보이는지 확인하면 현재 어느 모드에 있는지 구별할 수 있습니다. 문서의 편집 권한과 보기 링크의 범위도 각각 확인하세요.
필터를 걸 범위 고르기
열 머리글을 포함해 실제 데이터가 들어 있는 범위를 선택합니다. 상태가 비어 있는 건도 보려면 상태 필터에서 빈 값의 표시 여부를 확인하세요. 시트 아래에 메모가 따로 있으면 목록의 마지막 행까지만 잡는 편이 정렬 범위를 이해하기 쉽습니다.
주간 업무표 아래에 별도 집계가 있다면 집계 행은 범위에서 제외합니다. 머리글이 두 줄로 나뉘어 있다면 실제 열 이름이 있는 줄이 어디인지 봅니다. 담당자 이름과 진행 상태는 셀마다 같은 표기를 사용해야 필터 목록에서 한 번에 선택하기 좋습니다. 빈 항목이 들어올 수 있는 열은 값을 지우기 전에 빈 값의 표시를 켜고 실제 몇 건인지 확인해두세요.
보기 이름과 정렬 조건 넣기
예를 들어 ‘내 담당 미완료’로 이름을 정하고 담당자와 상태를 고른 뒤 마감일 열을 날짜순으로 정렬합니다. 날짜처럼 보이지만 문자로 저장된 셀이 섞여 있으면 결과가 어색할 수 있으니 원래 셀의 값과 형식을 먼저 살펴봅니다.
예를 들어 김 담당자와 박 담당자가 번갈아 같은 문서를 열어도 각자의 보기로 이동할 수 있습니다. 담당자 조건을 선택한 상태에서 완료를 끄고 마감일 오름차순을 적용합니다. 보기 제목에 담당자와 조건을 적어 두면 두 보기 사이에서 헷갈리지 않습니다. 다른 사람이 이미 저장한 보기의 조건을 고쳐야 한다면 새 보기를 만들거나 이름을 구분해 공동 작업에 영향을 줄입니다.
보기를 다시 열거나 링크 공유하기
다른 조건을 보고 싶으면 기존 보기를 닫고 저장한 보기 목록에서 선택합니다. 팀원에게 같은 보기 링크를 줄 때는 보기가 열린 상태의 주소를 복사합니다. 링크를 받은 사람도 원래 문서에 접근할 수 있어야 내용을 볼 수 있습니다.
보기 링크에 접근 권한이 따라오는 방식은 아니므로 링크를 전달할 때 원래 문서의 공유 대상도 함께 확인합니다. 특정 행을 숨긴 보기여도 권한이 있는 사람은 원래 데이터 전체를 볼 수 있습니다. 전체 자료에서 일부만 전달해야 한다면 공유 가능 범위를 결정한 후 필요한 열과 행만 별도 문서에 복사합니다. 테스트할 때는 새 탭에서 같은 주소를 열어 보기가 정확히 선택됐는지 확인합니다.
새 행이 조건에 들어오는지 확인하기
주간 목록이 늘어나면 새 행이 보기 범위 안에 있는지 확인합니다. 조회 권한만 있으면 임시 보기를 쓸 수 있는 경우가 있지만 저장 기능은 제한될 수 있습니다. 보기에서 셀 값을 수정하면 원본 데이터에도 반영되므로 입력 작업과 조회 작업을 구분해 진행하세요.
예를 들어 월요일 회의에서 미완료 항목만 마감일 순으로 보고, 오후에는 담당자별 대기 항목을 확인한다면 두 보기에 서로 다른 이름을 붙입니다. 오후에 다른 팀원이 새 요청을 입력했을 때 보기 범위에 포함됐는지 확인하세요. 회의에 공유할 때는 팀원이 같은 보기를 열 수 있는지 점검하고, 전체 자료를 보여주면 곤란한 자리에는 필요한 결과를 별도로 준비합니다. 화면 공유를 끝낸 뒤 닫기 버튼으로 기본 시트로 돌아가면 다음 작업을 시작할 때 필터가 걸려 있는지 다시 판단할 수 있습니다.
매주 아래쪽에 업무가 추가되는 시트라면 보기 범위를 넘어간 행 때문에 최근 요청이 검색되지 않을 수 있습니다. 같은 조건이 적용돼야 할 새 행을 한 개 입력한 뒤 보기에서 해당 행을 찾습니다. 날짜순으로 안 보이면 날짜 값의 실제 형식도 확인하세요. 마지막으로 상단 닫기 버튼을 눌러 기본 화면으로 돌아오고, 다음 회의 전에 저장한 보기 목록에서 같은 이름이 다시 열리는지 봅니다.
참고 자료 Google 스프레드시트 정렬 안내