사진이 여러 장 들어간 발표 자료를 보낼 때 파일 용량이 너무 클 수 있습니다. 파워포인트의 그림 압축으로 해상도를 줄이고, 이미 잘라낸 부분의 데이터를 제거할 수 있는 경우도 있습니다. 원본과 압축본을 구분해 저장하고, 발표 화면에서 글자나 사진이 읽히는지 실제 크기로 확인하세요.
큰 사진과 동영상을 구분하기
파일 속성에서 원래 크기를 확인하고 슬라이드를 훑어 큰 사진, 스캔 자료, 영상이 있는 곳을 찾습니다. 사진을 작게 배치했다고 내부에 저장된 이미지 데이터가 그만큼 줄어드는 것은 아닙니다. 그림 압축은 사진 용량에 영향을 주며, 삽입한 영상이나 음성은 별도의 미디어 압축이 필요한 경우가 있습니다.
원본에 사진 편집의 잘라낸 영역이 남아 있다면 압축본에서 이를 제거할지 결정하세요. 추후 슬라이드 구도를 바꿀 계획이라면 재편집 가능한 사본을 보관합니다. 첨부가 큰 이유를 확인하려고 모든 슬라이드를 복제하기보다는 사진이 가장 많은 장과 동영상이 있는 장을 먼저 살펴봅니다.
그림 서식에서 압축 옵션 확인하기
그림을 선택하고 그림 서식의 그림 압축을 엽니다. 현재 그림에만 적용하는 항목과 해상도 선택이 보이면 필요한 범위를 고릅니다. 잘라낸 영역을 삭제하는 옵션을 적용하면 이전에 가렸던 이미지 부분을 되살리기 어려울 수 있습니다. 인쇄용과 발표용 파일이 모두 필요하면 원본을 보존하고 압축본을 다른 이름으로 저장합니다.
가능한 경우 한 슬라이드의 그림에만 설정을 적용해 원하는 해상도인지 봅니다. 화면에서 이미 작게 배치된 사진과 전체 폭을 채운 사진은 같은 해상도에서도 보이는 선명도가 다를 수 있습니다. 기존 사진이 낮은 화질이라면 압축 설정만으로 개선되지는 않으므로 필요한 장은 원본 그림을 확인합니다.
실제 발표 크기에서 작은 글자 읽기
발표 모드에서 스캔한 표나 작은 글씨가 들어간 화면을 띄웁니다. 파일 크기가 줄어도 도표 숫자나 QR을 읽기 어려워지면 해당 슬라이드에는 더 높은 품질이 필요합니다. 글자를 그림으로 넣은 화면과 사진이 배경인 화면에서 압축 효과가 다르게 보일 수 있으므로 두 종류를 시험하세요. 보내는 파일을 다시 열어 열리는지도 확인합니다.
발표 자료를 큰 화면으로 확대해 사용할 경우에는 사진 위에 들어간 작은 설명이 읽히는지 확인합니다. 원본 파일과 압축본에서 같은 위치를 차례로 보세요. 사진 일부를 잘라 쓴 장이라면 구도가 유지됐는지, 자료의 색상과 대비 때문에 필요한 내용이 흐려지지 않았는지 봅니다.
압축해도 크기가 비슷할 때 살펴볼 내용
삽입한 영상, 큰 개체, 포함된 글꼴 등이 크기에 영향을 줄 수 있습니다. 작은 사진만 골라 압축했거나 원래 이미지가 이미 적당한 해상도였다면 변화가 작을 수 있습니다. 수신자가 필요한 형식과 편집 여부를 확인하고, PDF로 제출해도 되는 경우에는 실제 PDF의 품질과 크기도 별도로 봅니다.
미디어 압축 기능은 파일 형식과 파워포인트 버전에 따라 제공되는 범위가 다를 수 있습니다. 삽입 영상이 실제 파일에 포함됐는지 외부 링크인지 확인합니다. 링크 파일이 필요한 경우에는 상대의 환경에서 인터넷이나 접근 권한이 있는지 따로 시험해야 합니다.
이메일 제한에 맞춰 공유본을 만드는 예
예를 들어 사내 발표 자료에 제품 사진과 숫자가 들어간 도표가 있다면 배경 사진을 먼저 압축하고 도표는 잘 읽히는지 확인합니다. 모두 같은 압축값으로 처리했을 때 도표 숫자가 흐려지면 원본 사본으로 돌아가 대상 그림만 골라 작업합니다. 메일의 용량 제한에 가까운 경우에는 첨부 파일의 실제 크기를 확인한 뒤, 발표 장소의 화면과 PDF 제출본에서 각각 한 번 열어 보세요.
같은 사진이 여러 슬라이드에 반복된다면 첫 압축 후 크기 변화가 예상보다 작을 수 있습니다. 압축 전후에 실제로 저장한 파일의 이름과 형식이 같은 비교 기준인지 확인하세요. 발표용 사본이 너무 작아져 시연 자료를 읽기 어렵다면 압축 강도를 한 단계 되돌리고, 눈에 띄게 큰 사진부터 각각 조정합니다. 회사의 로고나 바코드처럼 선명도가 중요한 부분은 같은 해상도를 적용하기 전에 실제로 읽히는지 점검합니다.
수신자가 열 파일이 편집본인지 읽기용인지 파일 이름으로 구분합니다. PDF로 대체할 때에는 애니메이션과 영상이 같은 방식으로 동작하지 않을 수 있으므로 제출 목적을 확인하세요. 완성된 압축본을 다시 열어 파일 크기와 대표 슬라이드의 가독성을 비교하고 나서 전달합니다.