PDF의 검토 사항을 전달할 때 Microsoft Edge의 PDF 도구로 강조 표시나 펜 표시를 추가할 수 있습니다. 브라우저에 표시되는 것과 실제 파일에 저장되는 것은 다르므로 편집본을 따로 저장하고 다른 뷰어에서 확인하세요. 서명이나 입력 양식에 변경을 가하기 전에는 문서가 요구하는 제출 방식도 읽어 봅니다.
웹에서 보는 파일과 로컬 파일 구별하기
웹의 PDF를 엣지에서 열면 보기와 저장 기능이 제공될 수 있습니다. 편집할 문서라면 원본을 승인된 위치에 저장하고 사본을 만듭니다. 내부 자료는 외부 주소에 올리지 않고 로컬이나 조직이 지정한 위치에서 열 수 있습니다. 보기 도구가 나타나지 않으면 브라우저 버전, 문서의 접근 제한과 현재 PDF 뷰어를 확인합니다.
먼저 PDF를 열어 파일 크기와 페이지 수를 확인합니다. 일부 업무 문서는 복사나 편집을 제한할 수 있으며, 검토 권한이 있어도 변경본을 외부에 보내도 되는지는 별도입니다. 첨부를 검토하는 경우 승인된 위치의 파일인지 확인하고 원본 파일 이름과 편집본을 구별하세요.
텍스트 강조와 그림 위 펜 표시 구분하기
텍스트를 선택할 수 있는 PDF라면 필요한 문장을 골라 강조할 수 있습니다. 스캔 문서는 글자 대신 이미지로 되어 있어 문장 선택이 안 될 수 있으므로 펜이나 다른 도구의 지원 범위를 확인합니다. 표시가 너무 진하면 원래 숫자나 문자가 가려질 수 있으니 읽을 수 있는 색을 골라 보세요.
스캔된 PDF에서는 필요한 글자에 정확한 강조가 어려울 수 있습니다. 펜 표시를 쓰더라도 글자 자체가 읽혀야 하므로 여백에 짧게 표시하거나 설명을 따로 적습니다. 여러 색을 사용하는 경우에는 검토 상태를 나타내는 방식이 혼동되지 않도록 함께 쓰는 사람과 기준을 맞춥니다.
검토 내용은 페이지와 위치를 알 수 있게 남기기
세 군데를 검토 요청해야 한다면 해당 페이지를 표시하고 필요한 설명을 적습니다. 메모 추가가 지원되지 않는 경우에도 표시와 함께 별도 메시지에 페이지 번호와 수정 요청을 넣을 수 있습니다. 강조 표시나 검은 펜으로 내용을 덮었다고 민감한 텍스트가 제거되었다고 보지 않습니다. 공개할 문서의 정보 제거는 해당 목적의 공식 절차로 확인합니다.
페이지 위에 쓴 표시가 내용과 혼동되면 제목과 페이지 번호를 같이 알려 줍니다. 같은 번호가 문서의 인쇄용 쪽 번호와 뷰어의 실제 파일 페이지에서 다를 수 있으므로 필요하면 두 기준을 적으세요. 표시로 가려 둔 정보가 원래 텍스트에서 검색되는지도 별도로 고려합니다.
파일 저장 뒤 상대와 같은 화면인지 확인하기
저장이나 다른 이름으로 저장 메뉴를 사용한 뒤 실제 파일을 다시 엽니다. 공유할 경우 상대가 쓰는 뷰어에서도 표시가 보이는지 확인하세요. 인쇄할 계획이면 주석이 출력에 포함되는 방식도 미리보기에서 확인합니다. 문서의 내용과 편집 표시가 섞이면 어느 부분이 검토자 의견인지 알기 어려우므로 색과 설명을 일관되게 사용합니다.
편집본을 저장한 뒤 브라우저를 닫고 그 파일을 다시 엽니다. 아직 열려 있는 원본 탭에서 표시를 보고 파일에 저장됐다고 생각하기 쉽습니다. 상대가 다른 뷰어를 쓰면 메모와 펜 표시가 보이는 방식이 달라질 수 있으니, 검토에서 중요한 표시가 있다면 전달하기 전에 표본 한 장을 확인합니다.
견적서에서 수정할 행만 표시하는 예
제품 견적서를 검토한다면 가격 열의 문장을 표시하고, 수량 변경은 별도 메모에 정확한 값과 단위를 적습니다. 원본 파일은 보관하고 검토본에 날짜를 붙이세요. 나중에 새 견적서를 받았을 때 이전 표시가 들어간 파일을 최신본으로 오해하지 않게 파일을 구분합니다. 중요한 서명 문서는 요구하는 서명 절차와 형식을 확인한 후 검토 사본으로만 표시 작업을 합니다.
PDF를 열 때마다 현재 브라우저가 같은 파일을 보여 주는지 확인합니다. 다운로드 폴더에 같은 이름으로 받은 사본이 여러 개 있으면 편집한 파일과 원본을 혼동하기 쉽습니다. 날짜와 구별 가능한 이름으로 저장하고, 이메일을 보내기 전에 첨부 목록에서 정확히 어느 파일을 골랐는지 읽어 봅니다.
수정 사항이 많다면 편집본의 모든 표시를 검토할 필요가 있는지 정하고, 완료된 부분과 다시 봐야 할 부분을 문서 밖에서 따로 기록할 수 있습니다. 이미 서명된 원본은 변경본과 구분해 보관하고, 수정이 승인된 뒤 제출할 때는 필요한 표시가 실제로 들어 있는 파일을 첨부했는지 다시 확인합니다.
참고 자료 Microsoft Edge PDF 뷰어