엑셀의 빠른 채우기는 옆에 입력한 예시를 바탕으로 나머지 행의 결과를 채웁니다. 이름에서 성을 뽑거나 상품 코드의 일부를 다시 배치할 때 편합니다. 원본을 기준으로 자동 추정하는 기능이므로 예외가 있는 행과 원본을 수정한 뒤의 결과를 확인해야 합니다.
원본 옆에 결과 열 만들기
이름이나 상품 코드가 들어 있는 열 옆에 빈 열을 두고 결과 열의 이름을 붙입니다. 첫 행에 원하는 형태를 직접 써 보세요. 예를 들어 P-104-A에서 104만 필요한 작업이라면, 첫 예시와 다른 형태의 코드가 있는지도 목록에서 확인합니다. 원본 열에 결과를 바로 덮어쓰면 나중에 변환 규칙이 틀렸을 때 비교하기 어렵습니다.
원본 열에 셀 병합이나 중간 제목이 들어 있으면 예시가 시작하는 위치와 실제 데이터의 범위가 달라질 수 있습니다. 첫 행에 입력한 결과와 헤더를 구분하고, 결과 열이 숫자 형식으로 바뀌어야 하는지 텍스트로 남아야 하는지 확인합니다. 붙여넣기 전 다른 열에 있는 기존 자료도 확인하세요.
예시를 보고 결과 채우기
예시 다음 셀을 선택하고 Ctrl+E를 누르거나 데이터 탭의 빠른 채우기를 사용합니다. 자동 미리보기가 나타나는 환경에서는 채우기 전 여러 줄을 살펴봅니다. 원하는 결과가 안 나오면 두 번째 예시를 직접 넣어 패턴을 더 명확히 할 수 있습니다. 두 예시를 고를 때는 형태가 서로 다른 데이터를 포함하세요.
패턴 예시를 입력한 뒤 값을 채웠는데 일부만 반영되면 중간 빈 행과 데이터의 끝 위치를 봅니다. 다른 모양의 코드가 섞인 표에서는 한 번에 모두 적용하기보다 같은 규칙의 범위에서 시험할 수 있습니다. 원하는 값을 하나 더 입력한 뒤 결과가 달라졌는지 확인하세요.
예외 행에서 규칙을 검증하기
하이픈이 두 개 있는 코드와 세 개 있는 코드, 빈 칸, 앞자리 0이 있는 번호를 따로 비교합니다. 결과에 번호 앞의 0이 필요한 경우 입력된 값의 형식과 실제 내용을 확인합니다. 이름에 공백이 여러 개 있거나 외국인 이름이 포함되면 동일한 예시를 그대로 적용하기 어렵습니다. 이런 행은 원본과 나란히 두고 검토합니다.
같은 코드 형식이더라도 공백과 보이지 않는 문자가 들어 있으면 추정 결과가 달라질 수 있습니다. 수정한 결과를 입력줄에서 읽어 원래 형태가 보존되는지 봅니다. 인쇄나 표시에서 같아 보여도 식별자가 다른 자료와 연결될 때에는 자리수와 앞자리 0까지 비교해야 합니다.
원본을 바꾼 뒤 결과가 바뀌는지 확인하기
빠른 채우기의 결과는 보통 입력된 값으로 남습니다. 원본 이름이 나중에 바뀌면 결과 열을 다시 만들어야 할 수 있습니다. 새 행이 자주 들어오는 표라면 수식이나 가져오기 절차로 자동 갱신할 필요가 있는지 검토합니다. 외부로 보낼 표에는 원본과 결과 중 어느 열이 필요한지도 확인하세요.
매달 반복하는 변환이면 결과가 원본과 함께 자동 갱신돼야 하는지 먼저 정합니다. 빠른 채우기 결과만 보관한 파일은 원본의 변경을 따라가지 않을 수 있습니다. 계산식이나 다른 자동화가 필요하다면 다음 자료에도 적용할 규칙을 정해 두고 결과를 비교합니다.
상품 목록의 지점 코드를 뽑는 예
본점과 지점의 상품 번호 앞부분이 공통인데 뒤의 길이가 다르다면 형태별 대표 행으로 시험합니다. 한 종류에서만 맞는 패턴이 전체에 적용됐는지 확인하고, 규칙이 다른 줄은 따로 검토합니다. 출고나 청구처럼 코드가 실제 처리에 쓰이는 작업에서는 채우기 후 서로 다른 번호가 같은 값으로 바뀌지 않았는지도 살펴봅니다. 결과의 역할을 열 제목에 적어 두면 다음 달에 표를 다시 받을 때 규칙을 기억하기 쉽습니다.
상품 코드의 접두어가 항상 같은 길이인지 확인하면 자동으로 채운 값을 더 쉽게 검토할 수 있습니다. 코드가 아직 없는 행은 빈 값으로 남겨야 할 수 있으므로 자동 결과가 옆 행의 값을 가져오지 않았는지 봅니다. 자료를 외부로 내보낼 때에는 결과가 문자열로 남아야 하는지, 다른 시스템이 허용하는 길이인지 확인합니다. 원본 값을 함부로 정리하기 전에 결과와 대조한 기록을 보관하세요.
출고 표에서 접두어를 제거한 뒤 서로 다른 제품에 같은 결과가 생기면 결과값을 단독 식별자로 쓰기 어렵습니다. 이 경우 원래 번호나 지점 열을 보존하는 편이 좋습니다. 몇 줄만 성공한 것으로 처리하지 말고 정상 행과 예외 행에서 둘 다 확인한 다음 결과 열을 실제 작업에 사용하세요.
참고 자료 Microsoft 엑셀 빠른 채우기