변경 내용 추적을 켜지 않은 두 워드 문서도 비교 기능으로 차이를 살펴볼 수 있습니다. 수정 전 파일과 수정본을 지정하면 차이를 표시한 문서를 볼 수 있습니다. 문서의 작성 시점과 파일 이름을 확인하고, 글자 변경과 서식 변경을 필요한 범위에서 검토하세요.
비교할 파일의 순서 확인하기
두 파일을 나란히 보고 어느 쪽이 기준이고 어느 쪽이 수정본인지 정합니다. 파일의 수정 날짜만으로 판단하지 말고 문서 안에 적힌 버전, 작성 일자, 변경 이력을 확인하세요. 이름이 비슷하다면 원본과 수정본의 사본을 따로 만들어 비교하기 쉽도록 정리합니다.
정확히 어느 파일이 상대에게 마지막으로 보낸 것인지 전달 기록과 저장 위치를 비교합니다. 워드의 수정 날짜는 복사나 저장으로 바뀔 수 있으므로 날짜 하나만 기준으로 정하지 않습니다. 서로 다른 작성자가 같은 파일명으로 보냈다면 버전명이나 검토자를 표시한 사본을 만들어 비교할 수 있습니다.
검토 탭에서 비교 열기
검토 → 비교에서 원본 문서와 수정 문서를 각각 선택합니다. 세부 옵션이 제공되면 이동, 서식, 머리글 등 무엇을 확인할지 결정하세요. 검토 용도라면 결과를 새 문서로 표시해 입력한 두 파일과 구분합니다. 방향을 바꾸면 삽입과 삭제 표시도 다르게 읽히므로 파일 이름을 다시 봅니다.
비교 결과의 표시 범위를 줄이면 본문 차이를 읽기 쉽지만 빠진 서식 변화가 중요한 경우도 있습니다. 예를 들어 계약 양식의 체크박스나 문단 번호가 바뀌었는지 봐야 한다면 어떤 비교 옵션이 켜져 있는지 확인합니다. 비교를 시작하기 전 원본과 수정본의 방향을 다시 봅니다.
문장 변화와 줄 이동을 구분해 읽기
표시가 많은 문서는 텍스트 수정이 집중된 장부터 봅니다. 같은 문장이 다른 위치로 옮겨지면 환경에 따라 이동이나 삭제·삽입 표시로 보일 수 있습니다. 표의 값이 바뀌었는지 확인할 때는 줄이 바뀐 것과 열 값이 바뀐 것을 원본과 대조하세요. 비교 화면의 색을 보고 내용의 옳고 그름을 판단할 수는 없습니다.
두 문서의 머리글이나 표에 같은 표현이 여러 곳에 나오면 본문 한곳만 고쳐졌을 수 있습니다. 변경 내용 옆의 위치 표시를 보고 실제 원본과 수정본을 번갈아 확인하세요. 검토본에 표시된 결과만으로 수정의 의도를 확정하지 말고 필요하면 작성자에게 확인합니다.
결재나 배포용 결과를 별도로 만들기
비교 결과를 검토 파일로 저장하고, 최종본을 만드는 경우에는 실제로 반영할 수정이 무엇인지 정합니다. 표시만 숨겨도 변경 내용 자체가 남을 수 있으므로 외부로 보내기 전에는 수정 표시와 의견이 포함되는지 확인하세요. 기존 문서에 이미 추적 변경이 있었다면 비교 전에 어떤 상태를 기준으로 삼을지 결정합니다.
검토한 파일을 공유할 때는 변경 표시가 보이게 할지 의견만 따로 전달할지 정합니다. 원본에 내부 메모가 있으면 상대에게 보여도 되는지 확인합니다. 최종으로 승인된 내용을 보존하려면 수정 사항을 한 번 더 점검하고 배포본을 별도 이름으로 저장합니다.
제안서의 수량 변경을 확인하는 예
수정본에서 표가 한 쪽 아래로 밀리고 계약 수량이 달라졌다면 비교 화면에서 레이아웃 변화와 숫자 변화를 나눠 확인합니다. 본문의 같은 수량이 다른 문장에도 있는지 검색하고 두 파일의 실제 값을 비교하세요. 담당자에게 차이를 알려 줄 때는 검토본 파일 이름과 페이지, 변경된 문장을 함께 적으면 좋습니다. 비교 결과를 다시 공유할 때에는 원본의 민감한 의견이 의도치 않게 포함되지 않았는지도 봅니다.
개정된 파일을 받은 사람이 바뀐 쪽만 필요로 한다면 비교 결과를 공유하기 전에 무엇이 바뀌었는지 짧게 적을 수 있습니다. 문장 수정을 설명할 때는 문단이나 표의 식별 정보까지 포함하세요. 같은 내용이 다른 쪽으로 이동했다면 삭제된 것으로 표시되는 이유를 원본과 대조하고, 최종본에서는 승인한 변경 사항이 실제로 반영됐는지 봅니다. 파일에 추적 변경이나 의견이 이미 있었다면 결재용 파일에서 표시 방식과 검토 범위를 다시 확인합니다.
여러 사람이 순서대로 고친 경우에는 변경 범위를 알고 싶은 두 시점을 정확히 고릅니다. 초안과 최신본을 비교하면 중간 승인 단계에서 이미 처리된 수정까지 나타날 수 있습니다. 검토 목적에 맞는 기준 문서와 결과 문서를 지정하고 수량이나 금액 같은 중요한 값은 실제 본문과 표를 각각 확인합니다.
참고 자료 Microsoft 워드 문서 차이 비교